進行形だと思っていた文が完了形で表されていました。どうしてそうなるのか教えて下さい。

現在進行形を使うときは、今の時点に対してフォーカスを置いているのに対して、完了形は、過去のある一点から、どれぐらい継続しているかにフォーカスをあてます。

なのでこの文章では、「5時間、会議室を使われている」と、どれくらい継続させているかを表したいので、現在完了形を使います。

逆に現在進行形で使うときは、「今まさに使われている所だ」という意味となり、今の状態を強調するときに使われます。