この英文は相手にどのような印象を与えますか？
こんにちは。
以下の英文メール(社内の人宛)を作成したのですが、同僚(日本人)にきつい言い方とのことで、修正依頼が到来しました。
今後の為にも具体的にどの表現が相手にどのような印象をあたえ、きつい印象を与えてしまうのかを知りたく、どなたかご教授くださりませんでしょうか。
※名前や書類名などは‹○○›と表現させていただいております。
==英文==
Hello ○○,
This is ○○ and work in ○○ japan as an assistant.
As ○○-san said in below chain email, it is very helpful for us that you consider about our lead time to issue the documents.
Therefore, I am sending the registration form as attached in advance.
If Mr. ○○ needs ○○, would you please filled in attached registration form and get it back to me?
Kind regards,
○○
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以上よろしくお願い申し上げます。
回答
個人的に、とくに「きつい」という印象は受けませんでした。とてもビジネスライクで、簡潔な内容だと思いました。
もしも印象をもう少し柔らかくしたいようだったら、”We appreciate…”「～してくださると助かる」というような表現を使うといいかもしれません。
また、”it would be helpful if you…”「～してくださったら大変助かります」など、条件の意味の”if”を使うと、遠回しの表現になり、丁寧に聞こえます。
少し文法にも間違いが見られたので、それも含め添削してみました。
Hello ○○,
This is ○○, working as an assistant in ○○ Japan.
As ○○-san 【mentioned】 in 【the following】 chain email, it 【would be】 very helpful for us 【if】 you considered our lead time to issue the documents.
So, I have attached the registration form to send in advance.
（事前に送るための登録用紙を添付いたしました）
If Mr. ○○ needs ○○, would you please 【fill】 in the form and get it back to me?
【We appreciate your support.】
Kind regards,
○○
以上、ご参考になれば幸いです！